企業活動において、受注メールは顧客との信頼を築くための第一歩となる重要なコミュニケーションです。
BtoB（企業間取引）とBtoC（消費者向け取引）では求められる内容や対応が異なるため、本記事を通して最適な受注メールについて学んでいきましょう。本記事では、最適な受注メールを送るためのポイントを解説し、それぞれのテンプレート例もご紹介します。
① 受注メールの送り元はどうする？
受注メールの「送り元」は、顧客が安心してやり取りできるよう、信頼性と分かりやすさが求められます。
1. メールアドレスの選定
– 公式感のあるメールアドレス
例：order@yourcompany.comやsales@yourcompany.com
業務用と分かるメールアドレスを使い、プライベート感のあるメールアドレス
例：ドメインがGmail(＠gmail.com)やYahoo(@yahoo.co.jp)は避けましょう。
-管理先
メールアドレスの管理先も重要なポイントです。メール内容について問い合わせがあったときに対応する担当者が内容を把握できる状態にしておく必要があります。対応する担当者とメールの管理者が異なる場合は対応の遅れやミスが発生する可能性が高くなってしまいます。
そのため、企業はこのような場合に対応できるようカートシステムやメール管理を導入して、管理していることが多いです。
– 担当者名 or 部署名
特にtoBの場合において担当者がいる場合は名前を明記したアドレス（例：taro.tanaka@yourcompany.com）も有効ですが、部署名（例：sales@）の方が適切な場合もあります。
ただ、送った・送ってないなどの問題が起きないように管理を慎重に行う必要があります。
2. 送信名の工夫
顧客が一目でメール内容を把握できるよう、送信名に「企業名＋用途」を含めるのがおすすめです。
例：`株式会社○○（受注管理部）注文確認`や`○○ストア ご注文いただきありがとうございます`
3. **メール署名の追加**
メールの最後に署名を添えることで、顧客が問い合わせや連絡をしやすくなります。
②BtoBで重視される受注メール内容
BtoB取引では、正確性と信頼性が重要です。以下のポイントを押さえましょう。
1. **正確な注文内容の記載**
商品名、数量、価格、納期など、注文内容を正確に記載します。注文ミスやトラブルを防ぐため、明確な形式で提示することが大切です。
2. **進捗情報の共有**
「注文を受け付けたこと」に加え、次のステップ（出荷日や納期予定など）についても記載しましょう。
3. **担当者情報の明記**
連絡が必要な場合に備え、対応する担当者の名前や連絡先を記載することで、迅速な対応が可能になります。
4. **フォーマルな表現**
ビジネスメールでは敬意を示す文章が求められます。適切な敬語を使い、堅すぎず分かりやすい文面にすることが重要です。
5.**取引先や顧客に合わせた内容**
BtoB取引の場合、信頼関係から成り立つ継続的な取引が基本です。
事前に契約書を交わしている場合や顧客ごとに特別対応をしていることも少なくありません。
そのため、取引先や顧客ごとに内容を追記する必要があります。
‐ テンプレート例（BtoB）
件名：受注確認のご連絡（株式会社○○）
“`
○○株式会社
○○様
平素は大変お世話になっております。
（株式会社○○の△△でございます。※営業担当者がいる場合）
この度はご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文情報をお送りしますので、下記内容をご確認ください。
発送手続き完了後、改めてメールにて発送状況をお知らせします。
発送完了までもうしばらくお待ちください。
【ご注文内容】
・商品名：○○
・数量：○○個
・単価：○○円
・合計金額：○○円
商品は○○日に発送を予定しております。
（顧客別挿入文：）
ご不明点がございましたら、下記までご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○
営業部 △△
TEL: 03-1234-5678
Email: order@yourcompany.com
③ BtoCで重視される受注メール内容
BtoC取引では、簡潔さと親しみやすさが重視されます。顧客に安心感を与えるために次のポイントを押さえましょう。
1. **親しみやすいトーン**
フォーマルすぎず、フレンドリーな表現を取り入れると、顧客に良い印象をもってもらえます。
2. **簡潔で分かりやすい内容**
商品名や価格、発送予定日など、重要な情報を簡潔に記載しましょう。
3. **ブランドイメージに合ったデザイン**
HTMLメールを活用し、ブランドのロゴやカラーを取り入れることで、信頼感と統一感を演出できます。
4. **次の行動を促す情報**
追跡番号や到着予定日時、関連商品の紹介など、顧客に役立つ情報を追加するのも効果的です。
ーテンプレート例（BtoC）
件名：ご注文ありがとうございます！（○○ストア）
“`
○○様
この度は○○ストアをご利用いただき、誠にありがとうございます！
ご注文内容を以下の通り承りましたので、ご確認ください。
【ご注文内容】
・商品名：○○
・数量：1点
・金額：○○円（税込）
・お届け予定日：
発送が完了しましたら、発送完了メールにて追跡番号をお知らせいたしますので、
到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
何かご不明点がございましたら、こちらまでご連絡ください：support@yourstore.com
今後とも○○ストアをよろしくお願いいたします！
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○ストア
カスタマーサポート
URL: https://www.yourstore.com
“`
—
④メール送信を自動化するメリット
受注メールは、注文後できるだけ早く送るのが理想的です。メールの自動送信システムを導入することで、迅速かつ正確な対応が可能になります。
1. **自動化のメリット**
– 人為的なミスを削減
文字の打ち間違いや記入漏れを防ぐことができます。
– 顧客満足度の向上
注文後即時メール送信で、すぐに購入内容が確認でき、安心感や満足度の向上に繋がります。
– 営業リソースの効率化
メール文作成や確認の時間を割く必要がなくなり、必要な営業活動へのリソースを確保できます。
2. **設定のポイント**
自動化システムを導入する際は、顧客の名前や注文内容を正確に反映させるテンプレートを作成することが重要です。また、ステータス（受注確認、発送完了など）ごとに異なるメールを送れる仕組みを整えると、より効果的です。
④ まとめ（最適な受注メールを送るために）
受注メールは、BtoBでもBtoCでも顧客満足度に直結する重要なポイントです。それぞれの特性に応じた内容とトーンを意識し、迅速かつ正確な対応を心掛けましょう。さらに、メールの自動化を取り入れることで、顧客対応の質を向上させることができます。
受注メールの質を向上させることで、顧客との信頼関係を強化し、リピート率や売上向上につなげていきましょう。
本記事では、受注メールのポイントとテンプレート例を詳しく解説し、それぞれの取引特性に応じた対応方法をご紹介しました。 楽楽B2B・楽楽リピートには受注メールの自動化や内容最適化を実現するためのツール・機能がありますので、ご興味がある方は、ぜひ一度お問い合わせください。
