スタッフや現場担当者が備品や商材を購入する際に責任者の許可を取る必要がある、という企業は多いのではないでしょうか？
しかし、申請から承認までのフローが複雑になったり、申請書を紛失したり、数量を間違えるといったトラブルが起きてしまうこともあります。
今回紹介する楽楽B2Bの『ワークフロー承認機能』を使って見積・申請書の作成から承認までをBtoB-ECサイト上で完結させていきましょう。
見積作成→責任者承認→発注の手続きをBtoB-ECで完結する方法とは？
楽楽B2Bのワークフロー承認機能で申請から承認までの一連の流れをECサイトで完結することができます。どういった機能なのか？具体的な活用シーンを解説します。
ワークフロー承認機能とは？
スタッフや現場担当者が見積を作成し、責任者が最終確認をして商品を注文することができるようになる機能です。
楽楽B2Bのワークフロー承認機能は、スタッフや責任者を複数人設定することができたり、金額によって責任者を分けたりなど細かく設定することが可能です。具体的にどのようなパターンが設定できるか詳しく解説します。
ワークフロー承認機能の設定パターン
①スタッフ・責任者を複数人設定する
スタッフも責任者もそれぞれ複数人設定することができます。1人に依存する体制を避けることができるため、業務効率の改善になります。
②金額によって責任者を変える
1万円以上、5万円以上、10万円以上など、金額によって責任者を分けることができます。責任者のレベル分けをしてステップを踏んだ承認機能を付けることが可能です。
③注文する人はスタッフか責任者かで選択ができる
最終的に注文する人をスタッフにするか責任者にするか選択することができます。注文する人が誰なのか選択できることで柔軟に対応ができます。
ワークフロー承認機能の設定方法
それでは早速ワークフロー承認機能の設定をしましょう。
スタッフの登録方法
加盟店＞加盟店管理から加盟店の詳細を開き、アカウント情報をクリック。スタッフ情報の新規登録をクリック。そうするとこのような画面になります。
決裁者と実務担当者をそれぞれ登録する必要があります。決裁者を登録するときは、承認ワークフロー設定の金額を入力する必要があります。今回は1万円以上で設定しました。
ワークフローの作り方
それでは実際にどういったルールで承認するか設定していきましょう。
加盟店＞加盟店管理から加盟店の詳細を開き、アカウント情報をクリック。スクロールして取引条件の項目を探しましょう。
今回設定したい承認条件は下記です。
- 見積を上げた商品の一部を除外して承認することもできるようにする
- 除外した理由も明記できるようにする
- 申請された見積の請求金額が1万円以上の場合に承認が必要
- 注文は、承認者が行う
上記を満たすような設定はこのようになります。
これで設定は完了です。
ワークフロー承認機能の操作方法
それでは続いて実際に見積申請をしてから、承認するまでの流れの操作をしてみましょう。
ワークフロー承認機能の操作方法（実務担当者）
はじめに見積の申請をしましょう。申請をした後に、MYページに移動します。見積履歴を開きます。見積内容の詳細をクリック。
そうすると、申請メッセージを入力する画面が出てきます。メッセージを入力し、申請をクリック。そうするとこのような表示になります。
この画面が表示されると申請完了です。
ワークフロー承認機能の操作方法（決裁者）
それでは次に決裁者がどのように承認するのかを見ていきましょう。
決裁者の情報で楽楽B2Bにログイン。MYページの見積履歴をクリック。見積内容の詳細を開きます。そうすると、メッセージを入力できるところと、承認するかどうかの選択ができるようになっています。
今回は問題ないということで、承認します。そうするとこのような画面になります。
次に、決裁のボタンが出てくるので、決裁をクリックします。この画面になると、注文することが可能になります。
※今回の場合は、承認者の画面です。
承認した責任者の画面にこの見積内容で注文するというボタンが表示されます。これで見積作成から注文までの流れが完了です！
まとめ
楽楽B2Bの『ワークフロー承認機能』の設定パターンと設定方法を紹介しました。スタッフや現場担当者が購入するものを責任者が確認するのは一般的なことです。
しかし、承認後に申請書を紛失したり、数量を間違えるといったトラブルが発生することもあります。ワークフロー承認機能を活用して申請から承認までスムーズに行っていきましょう。
使い方についてご不明点や設定方法については弊社までお問い合わせください。
