多くの企業で受発注システムが日常的に使用されています。このシステムの導入を検討する際、さまざまなメリットがある一方でデメリットも存在し、これらを総合的に判断することが重要です。導入を検討する際に重要な、受発注システムのメリットとデメリット、および選ぶ際のポイントについて解説します。
受発注システムとはどういうもの？
受発注システムは、文字通り受発注業務を効率的に行うためのシステムです。手作業での電話やメール、FAXによる業務ではなく、情報をシステムに入力することでこれらの業務が容易に行えます。このシステムが「受発注」システムと呼ばれるのは、1つのプラットフォームで受注と発注の両方に対応できるからです。発注時に入力されたデータを基に、請求金額のチェックや棚卸のような管理業務も簡便に実施でき、業務の効率化が進むのです。
受発注システムは主にパソコンなどの情報端末で操作し、基本的には画面上での操作だけで業務が完結します。伝票や帳票の印刷などが不要になるため、企業活動のペーパーレス化に寄与します。さらに、特筆すべき特徴として、自社と取引先が同じシステムを共有する点が挙げられます。そのため、単なる自社都合だけでなく、双方にとって使い勝手が良いものを選択する必要があります。
受発注システムを導入するメリットとは？
受注する企業にとってのメリット
受注を行う企業にとっての大きな利点は、受注業務の効率向上です。電話やメール、FAXを利用する場合、受注が完了するまで何度も繰り返しのやり取りが発生することが一般的です。一方で、受発注システムを利用すると、取引先が入力するだけで受注が完了し、その手間を省略できます。受注時のデータは請求などにも活用されるため、目視と手作業による転記の手間も簡略化できます。また、さまざまな作業が自動化されることで、人的ミスを予防しやすくなります。人的ミスの補正が不要になれば、それだけ業務の効率化が進み、時間の余裕が増えることになります。
さらに、顧客サービスの向上にも寄与します。なぜなら、受注から発送までのプロセスを大幅に短縮できるからです。しかも、24時間体制で受注を受け付けることができます。急いで商品を手に入れたいという要望に応えられるため、受注システムは顧客満足度の向上に寄与する可能性が高いです。その他にも、取引先を管理しやすくなる点が挙げられます。受注後の進捗状況が画面上で可視化され、取引の履歴も一元管理が可能です。
発注する企業にとってのメリット
発注を行う企業にとっても、効率化は大きなメリットであり、手間のかかる発注業務を容易に行えるようになります。電話やFAXを用いて発注する場合、複数回のやり取りが通常ですが、受発注システムを導入すれば1回の入力だけで発注が完了します。画面上の操作によって、請求される金額や取引の内容を即座に確認できることも大きな利点です。問い合わせが不要であり、履歴の確認も容易なため、発注業務に関与する従業員の数を削減することができます。
多くの作業を自動化できるため、人的ミスを防ぐこともメリットの一つです。例えば、FAXやメールを使用する場合、送り先を誤る可能性があります。さらに、送り忘れのリスクも考えられます。人間が関与する限り、失敗は予測されるものです。しかし、受発注システムでは作業の大半が自動化されるため、人的ミスの発生可能性が著しく低減します。いつでも発注が可能なため、取引先の営業時間に縛られることもありません。作業の属人化を回避できることも重要な利点であり、受発注システムは簡単に使えるため、担当者が不在の場合でも他の従業員が代替できます。
従来方法と比較した際のデメリットは？
受発注システムは多くのメリットを有していますが、従来の手法と比較するとデメリットも存在します。例えば、取引先とのコミュニケーションが不足しがちになることが挙げられます。自動化された受発注により、人々が連絡を取り合う必要が減少するため、電話やメールを通じた複数回のやり取りが減ることで相手との親近感が薄れる可能性があります。また、導入にあたり取引先の同意が必要であり、同じシステムの使用が前提となるため、取引先に導入を促す交渉が欠かせません。
さらに、システムの利用には費用がかかるというデメリットも考慮すべきです。人的コストや手間を削減できる一方で、システムの導入・運用には資金が必要です。これに関しては、節約できるコストや手間とのバランスを検討し、適切な比較が求められます。また、取引先によっては、インターネットを使用するという要件がネックになることもあります。自社はインターネット環境が整っていても、取引先がその環境を整えていない場合があります。このような場合は、導入前に取引先との調整を行い、環境整備に協力してもらう必要があります。
web受発注システムに必要な機能とは？
受発注システムはweb受発注システムと呼ばれることも多いです。web受注とweb発注に分けて、それらに必要な機能を以下に解説していきます。
web受注する際に必要な機能
web受注システムの主要な機能の一つは、受注一覧の確認です。複数の取引を同時進行している場合でも、すべてを包括的に把握できるため、非常に便利です。検索機能の存在は、過去の取引情報や現在の取引状況などを簡単かつ正確に調査する際に役立ちます。取引先や商品ごとにソートする機能を併用することで、必要なデータをより迅速に見つけることができるでしょう。また、受注伝票や納品書、領収書を手軽に生成できる機能も極めて重要です。これらは受注時のデータを元にして生成されるため、手動で作成する手間が省けます。
在庫管理も、web受注システムの基本的かつ重要な機能の一環です。在庫を簡単に確認できるだけでなく、在庫切れのリスクを軽減できます。商品の減少に応じてアラートを発するか、自動的に仕入れを促すか、仕入れの発注を自動的に行うかなどが可能であり、これにより販売機会の損失を未然に防ぐことができます。
web発注する際に必要な機能
発注一覧表示機能は、web発注において頻繁に利用されています。この機能があれば、自社がどの商品を購入しているのかが一目でわかります。取引の進捗も確認できるため、商品の到着予定などを正確に把握し、計画を立てることができます。さらに、発注伝票を作成できる機能により手間が軽減され、納品書も簡単に用意できると効率的です。システム上で納品書を取得できる仕組みなら、取引先からの送付を待つ手間も省け、データとしての保管も容易になります。
取引先の情報を調査できる機能も不可欠です。例えば、電話番号や担当者の氏名が掲載されていれば、直接連絡をとりたい場合などに役立ちます。取引先の在庫情報が分かれば、在庫切れを避けるために必要な商品を的確に発注できます。また、自社の在庫管理機能が搭載されていることも重要です。誤って過剰に購入するミスを未然に防ぎ、不足が予測される商品も把握できるため、発注のタイミングを見逃す心配がありません。さらに、支払い管理機能もスムーズな取引に不可欠です。取引先が購入の申し込みを承認するだけで金額が確定し、所定の方法で支払いが実行されます。
導入を決めるための判断基準は？
システム導入を検討する際は、単にかかる費用の大小だけでなく、コストパフォーマンスの観点から総合的に判断することが重要です。この判断をするためには、第1ステップとして現状の受発注業務においてどれくらいのコストがかかっているのかを徹底的に見直し、詳細な算出が必要です。そして、導入に伴うコストも試算し、これらの金額を比較検討することが求められます。もし後者のほうが低い場合、導入によって受発注業務のコスト削減が見込まれることになります。
さらに、実際に削減可能な金額を評価した上で、導入に必要な総合的なコストと比較します。削減できる金額が大きければ、導入が総合的な費用対効果が高いと判断できるでしょう。なお、複数のシステムが候補に挙がっている場合は、それぞれのシステムにおいて実現可能な削減金額を計算し、比較検討することが重要です。
システム選定時に確認したいポイントとは？
受発注システムを選定する際、注意すべきポイントは費用だけでなく、その他にも検討すべき要素が存在します。市場にはさまざまな受発注システムが提供されており、仕様や機能に違いがあるため、自社が求める機能が備わっているか確認が必要です。取引先の利便性も大切ですが、自社にとって有益な機能が充実していることが鍵となります。同時に、自社が運用している基幹システムとの相性も考慮すべきです。これらが連携可能であれば、業務の効率化が進みます。
柔軟性や拡張性に対する確認も欠かせません。容易にカスタマイズできるシステムが理想的であり、使用に慣れてきた段階で少しずつ調整できると良いでしょう。サポートの手厚さも選定の際の重要な判断基準です。使用方法が不明瞭でもしっかりとフォローアップしてもらえると、業務が滞ることなくスムーズに進行できます。さらに、導入実績の多さもポイントの一つです。多くの企業で利用されているシステムは、信頼性が高く、適切に機能している可能性があります。
まとめ
受注側と発注側は同じ受発注システムを使用するため、選定時には双方が使いやすいものを選択する必要があります。メリットとデメリットを十分に把握することで、それぞれに生じる影響を予測しやすくなります。特に業務の効率化を望む場合は、選定のポイントをよく理解し、検討した上で導入するように心がけましょう。
