「ヒューマンエラーで信頼を失う前に、確実な対策を！」
受注業務におけるヒューマンエラーは、些細なミスが重大な問題に発展するリスクを持っています。「何度確認しても、なぜか入力ミスが発生する…」そんな悩みを抱えていませんか？ヒューマンエラーは避けられないものかもしれませんが、正しい仕組みを導入することで、ミスを大幅に減らすことが可能です。
この記事では、ヒューマンエラーの原因と対策、そしてミスを防ぐ仕組み作りの具体例を紹介します。入力ミスをゼロにするための効果的な対策を見つけましょう。
結論｜ヒューマンエラーをなくすには自動化が効果的！
ミスは避けられない…そう思っていませんか？
ヒューマンエラーを完全に無くすことは不可能だと諦めていませんか？実際、ヒューマンエラーは業務の中で避けられない部分もあります。しかし、そうはいっても放置することができないのが実情でしょう。特に受注業務においては、ちょっとしたミスが大きな問題に発展するリスクがあります。
しかし、それは人間が入力行為を行うことにより起こるものです。
したがって、人間以外の要素を増やすことがヒューマンエラー対策のカギとなります。結論として、自動化こそがヒューマンエラーを無くす最善の手段です。
ヒューマンエラーとは？具体例で分かる業務ミスの実態
ヒューマンエラーってなに？
ヒューマンエラーとは、人が意図せずに行ってしまうミスのことを指します。特に業務の中で頻繁に起こる上記のミスは、繰り返されるたびに担当者を悩ませます。
例えば、受注入力時の数字や品番の誤り、あるいは注文内容の確認漏れなどです。これらのミスは、後から発覚すると顧客とのトラブルに発展し、場合によっては取引停止に繋がることさえあります。さらに、発注する側にとっても誤発注に伴う返品や再発注の手続きは、無駄なコストと時間を浪費します。
あなたの業務でも、同じようなミスが繰り返されていないでしょうか？もしそうなら、その原因を根本から見直す必要があります。ヒューマンエラーが発生する背景には、業務の複雑さや過剰な負荷が潜んでいます。それを理解し、適切な対策を講じることが重要なのです。
要するに、ヒューマンエラーとは、業務の複雑さが引き起こす避けられないミスです。
ヒューマンエラーの原因を徹底解説！なぜ業務ミスが起こるのか？
なぜ、あの時ミスをしてしまったのか…その原因を知っていますか？
ヒューマンエラーはなぜ起こるのでしょうか？実は、その多くは業務の進め方や環境に原因があります。
例えば、業務が複雑であったり、同時に複数の作業をこなす必要があったりすると、担当者の集中力が分散し、ミスが発生しやすくなります。また、急な業務変更や不明確な指示も、ミスを誘発する要因です。職場環境も見過ごせません。デスク周りが散らかっていたり、騒がしい場所で作業をしていたりすると、注意力が散漫になりがちです。これらの環境要因が重なると、どんなに経験豊富な担当者でも、エラーを防ぐのは難しくなります。業務ミスを根本的に減らすためには、原因をしっかりと特定し、それに対する対策を講じる必要があります。
結論として、ヒューマンエラーの原因は、業務の進め方と職場環境にあるのです。
- 業務が複雑
- 同時に複数の作業を行っている
- 急な業務変更や不明確な指示
- 散らかったデスクや騒がしい作業環境
効果的なヒューマンエラー対策！具体的な仕組みと改善方法
ミスを減らすために、やるべきことは何か？
ヒューマンエラーの原因が業務の進め方と職場環境にあるとすれば、ヒューマンエラーを防ぐためには、まず業務フローの見直しが不可欠です。業務が複雑であればあるほど、ミスが発生しやすくなります。そこで、プロセスをシンプルかつ標準化し、誰でも同じ手順で作業を進められるようにすることが重要です。
具体的には、業務手順書の作成や、チェックリストの導入が有効です。また、定期的なトレーニングを行うことで、担当者のスキルを向上させ、エラーの発生を未然に防ぐことができます。さらに、業務の一部を自動化することで、ヒューマンエラーのリスクをさらに減少させることが可能です。例えば、受注入力や在庫確認の自動化など、デジタルツールを活用することで、人為的なミスを大幅に削減できます。
まとめるとヒューマンエラー対策としては
- 業務手順書の作成や、チェックリストの導入によるマニュアル整備
- 定期的なトレーニングの実施による従業員のスキル向上
- 自動化
以上の三点がメインとなります。
業務効率化を実現！ヒューマンエラー防止策の具体例
結局どうすればよいの？
上記でお伝えした通り、ヒューマンエラーを減らすためにはいくつかの方法があります。
お金をかけずに実施できるのはマニュアル整備と従業員のスキル向上の二つの方法でしょう。
恐らく、真っ先に取り組もうとするはずです。
しかし、ヒューマンエラーは人が介在する限り存在します。また、マニュアル書は作業環境が変わるたびにアップデートが必要ですし、人の入れ替わりが起こる可能性があります。
つまり、上記二つの方法ではヒューマンエラーを恒久的に無くすことは難しいでしょう。
その中で私が推奨したいのが自動化によるヒューマンエラーの防止です。ツールによって自動化ができれば、人がミスをする余地がなくなります。さらに、あなたの業務は格段に楽になるでしょう。
例えば、「発注プロ」や「業務コントローラー」などのEDIのツールを使うことで、注文フローの自動化を実現し、発注ミスを大幅に削減できます。これらのシステムは、取引先からの発注データを自動で受け取り、受注担当者の手動入力を不要にするため、ミスが発生するリスクが極めて低くなります。しかし、EDIには専用回線が必要だったり、技術的な知識が求められる場合もある点が課題です。
そこでさらにおすすめなのがBtoB-ECです。BtoB-ECは取引相手が直接発注を行うことで、受注ミスや入力エラーをなくすことができます。さらに、受注プロセスの半自動化により、業務の効率化とストレス軽減が同時に実現できます。加えて、例えばB2B-ECである楽楽B2Bでは専用回線も必要ありませんし、取引先ごとの単価の設定などEDIでは難しい運用も対応可能です。
最終的に、受注業務のヒューマンエラーをゼロにするためには、「楽楽B2B」をはじめとしたBtoB-ECを利用いただくことをオススメします。
もしご興味があれば、ぜひ導入事例をご覧ください。ヒューマンエラー防止に成功したお客様の声を参考にしていただけたらと思います。
