ビジネスにおいて受発注は基本的な業務の一環であり、受発注業務の効率化は生産性の向上につながります。効率化を図る手段として、多くの企業がシステムの導入を検討しています。
この記事では、受発注業務を手間をかけずに遂行するための情報を紹介し、さらにシステムを選択する際に重要なポイントを、メリットとデメリットを踏まえて解説していきます。
受発注業務とはどのような業務？
各企業ごとに細かな違いがあるものの、共通して受発注業務は多くの業務で構成されています。受発注業務は、注文を受けてから社内で必要な処理を行い、最終的に商品やサービスが取引先に届くまでの一連のフローを指します。
例えば、BtoBにおける受発注業務では、最初に発注企業からの注文を受けた受注企業が見積書を作成します。そして、受注企業は見積書を発注企業に提示し、発注企業が同意すれば発注処理が実行されます。次のステップでは、受注企業が注文内容と照らし合わせながら在庫を確認します。在庫が不足している場合は、仕入先に対して必要な数量を発注しなければなりません。これらの手続きを進めつつ、受注企業は注文された商品を揃えて発送します。発注企業が商品を受け取った後に検品を行い、不良品がなければ代金を支払って取引は完了します。なお、BtoBの支払いは通常請求書を基に行われるため、請求書の発行や送付も受発注業務の一環となります。
受発注業務における課題は？
受発注業務の効率化を図るためには、手間を増加させている課題に対処する必要があります。以下はその代表的な課題と、それに対するアプローチです。
人的ミスのリスクが常につきまとっている
人的ミスのリスクは、昔ながらの手作業や目視、伝聞などで受発注業務を行う場合に常に懸念されます。数量の転記ミスや商品名の誤りなどが起きる可能性や、同時期に複数の注文を受けて内容を混同するなど、さまざまなケースが考えられます。ヒューマンエラーを完全にゼロにすることは難しいため、いつでも発生する可能性があると認識し、適切な対策が必要です。
人的ミスのリスクを低減するための手段としては、ダブルチェックが挙げられますが、これには追加の人手が必要です。チェック体制を強化することで人件費が増加し、それが受発注業務のコストアップに繋がってしまう可能性があります。企業は簡単にコストを増やすわけにはいかないため、現行の従業員だけで対処しようとすることが一般的です。しかし、これが原因で人手不足の状況に陥りやすくなるという課題も浮かび上がります。
業務が属人化している
企業では、適材適所により役割分担が行われることが一般的です。しかし、業務の属人化は手間を増加させる可能性があるため、注意が必要です。たとえば、請求業務を進められる従業員が社内に1人しかいない場合、その担当者が不在の際には受発注のプロセスが停滞してしまいます。もし担当者が一般的な方法で業務を処理していれば、他の従業員が代行することも難しくはありませんが、特殊な方法が使用されている場合は進め方が理解できず、業務がストップすることがあります。特定の従業員の欠席や早退により、受発注業務が滞ってしまうと企業の効率が低下します。
この問題を回避するためには、誰でも参照できるマニュアルを作成することが一つの解決策となります。ただし、ベテラン社員が独自の方法で業務を進めている場合、その人に属人化してしまうとマニュアルが活用されなくなる可能性が高まります。このような状況では、代行する際に理解が難しくなり、業務の円滑な継続が妨げられる可能性があります。
人・システムの連携が不足している
業務を効率的に進めるためには、部門間での従業員やシステムの連携が非常に重要です。特に受発注業務では多くの部署が関与するため、連携が不足していると大きな課題となり得ます。例えば、各部署が異なるシステムを使用している場合、処理のたびにデータの移し替えや変換が必要になります。システム同士が互換性がなかったり、基本的なフォーマットが異なっていたりすると、データの手入力が必要になることもあります。このような状況は、前述のようなミスの発生につながる可能性があります。
さらに、別々のシステムに登録されたデータを突き合わせる場合、目視で照合するには一覧表を印刷する必要があります。もしシステム同士が十分に連携できていれば、手間や紙のコストを削減できるだけでなく、ミスが発生するリスクも低減します。言い換えれば、連携が不十分なために、無駄や失敗のリスクを含む作業が増加している可能性があると言えます。連携を徹底することで、業務プロセスをスムーズにし、組織全体の生産性向上に寄与します。
受発注システムでできることは？
受発注システムの導入により、企業は多岐にわたる業務を効果的に遂行できるようになります。例えば、受注側では、注文内容を取引先ごとにまとめて、見やすい一覧形式で確認することも可能です。単なる一覧だけでなく、注文明細も容易に参照でき、これを基に受注確定からステータス管理、発送処理などのフローをスムーズに実行できます。また、受注伝票の発行も簡単に行え、取引先や在庫の管理なども受注関連の機能として包括的に搭載されています。
一方で、発注側の機能としては、発注内容の入力や発注伝票の発行が挙げられます。過去に発注した注文金額や数量などの情報を容易に確認できます。また、取引先の在庫状況の確認も発注側の機能のひとつです。
受発注システムを導入するメリットは？
受発注システムの採用を検討する際は、具体的な利点を把握しておくことが重要です。企業それぞれの立場において、どのような利点が期待できるのか、詳細に説明していきます。
受注企業側のメリット
受発注システムの導入により、受注企業は様々なメリットを享受することが期待されます。
まず、受注業務が効率的に進むことは大きな利点です。取引先からの注文がシステムに入力されると、従来のような人同士のやり取りが不要となり、受注処理が円滑に行われます。これにより、電話やFAX、メールなどで行っていた業務が一括してシステム上で処理され、作業効率が向上します。システムは連動していて、統一されたフォーマットが使用されているため、商品名や数量の転記作業が不要となります。データは自動的に処理されるため、人為的なエラーを最小限に抑えることができます。
また、フローは取引先が発注をかけた瞬間にスタートし、在庫確認から発送まで一気に進展します。処理スピードが向上し、発注から納品までの時間が短縮されるため、サービス品質の向上に寄与します。システムが対応するため、営業時間外でも受注が可能となり、進捗状況や取引履歴の確認も容易です。これにより、従業員は他の生産的な業務に集中でき、全体的な業務効率が向上します。
発注企業側のメリット
発注企業が受発注システムを採用することにより、発注業務における利点が多岐にわたります。
まず、取引先の営業時間に関係なく、24時間365日いつでも発注が可能となり、急いで手続きを行う必要がありません。取引先の在庫状況もリアルタイムで確認できるため、発注後に品切れの通知を受けて慌てずに済みます。各企業の在庫を把握した上で、必要な商品が充分に残っている取引先に的確に発注をかけることができます。商品の詳細や写真はシステム上で確認可能であり、必要な個数を入力するだけで、一連の処理がスムーズに進行します。注文が確定すると伝票も自動的に発行され、データの転記作業も不要です。
まとめ
受発注システムの採用は、受注企業と発注企業の両方にとって非常に大きなメリットをもたらします。もし現行の受発注業務に課題を感じているのであれば、それを解決するための有力な手段となり得ます。受発注システムは、どちらの立場においても利用しやすく、業務フローを効率化できる可能性が高いです。適切なシステムを選定する際に重要なポイントを考慮した上で、積極的に導入を検討してみましょう。
