日本のBtoB市場では、経済産業省の報告によれば、EC化が約3割に達しており、その中には相当数の「web-EDI」が含まれているとされています。企業は円滑な事業運用を実現するために、web-EDIに対する理解を深める必要があります。本記事では、web-EDIの概要や導入に伴うメリット・デメリットについて詳しく解説します。
EDIの概要
EDI（Electronic Data Interchange）は、企業間で電子データの交換を行う仕組みを指します。BtoB取引においては、受発注、出荷納品、請求支払いなどに関するデータのやり取りが必要です。これまでのアナログな業務手法では、発注者が伝票や発注書を作成し、これをFAXや郵送で送信。受注者がこれを手入力し、請求書を作成して再度送信するという煩雑なプロセスが一般的でした。しかし、EDIの導入により、企業は専用回線を介して相互に取引情報をやり取りできるようになり、作業の簡素化と業務負担の削減が実現しました。
Web-EDIと従来のEDIの違い
従来のEDIに加えて広まりつつあるのが「web-EDI」です。従来型のEDIは主に固定電話網やISDNを利用していましたが、web-EDIはWebサーバー上に構築されたシステムを使用します。これにより、通信費の発生や通信速度の低さといった課題が解消され、多くの企業で採用が進んでいます。
従来のEDIの今後
既にEDIを導入している企業や、web-EDI導入の検討中の企業にとって気になるのは、従来のEDIがそのまま使えるかどうかです。しかし、従来のEDIは電話回線を利用するため通信速度が遅く、画像の送信が難しいといった制約がありました。近年、ISDNのデータ通信サービスが終了するなどの変化があり、通信インフラはIP電話網へと移行する必要があります。そのため、今後はweb-EDIへの移行が必要不可欠です。
Web-EDIの導入での変化
web-EDIを導入した場合、企業にとってどのような変化があるのか紹介します。
BtoBをブラウザ操作で自動化
Web-EDIは、パソコンのブラウザを使用してシステムにアクセスし、企業間の商取引データを自動化する手段です。これにより、従来のアナログなやり方に比べて、ビジネス文書のやり取りを大幅に効率化することが可能です。以前はFAXや郵送を使用していたため、文書を作成する手間がかかり、また、送付物が確実に相手に届いたかどうかを確認するために電話での確認が必要でした。これにより、受発注の両側面で時間の損失が生じていました。
Web-EDIを導入することで、ブラウザの操作だけでデータのやり取りを自動化できます。伝票や帳簿の作成はもちろん、確認の電話も不要となります。これにより、無駄な手間を削減し、業務スピードの向上や業務負担の削減に寄与します。
クラウド利用でアップデート不要
Web-EDIは、ブラウザ上のシステムを操作するもので、現在のWeb-EDIの約7割はクラウド上のシステムを利用しています。従来のEDIを利用する場合、専用のソフトをパソコンにインストールする必要があり、円滑な運用のためには定期的なアップデートが必要でした。また、パソコンの入れ替えの際には、EDIが正常に動作するか確認する手間が発生しました。EDIは動作確認に手間と時間を要するものでした。
一方で、Web-EDIはクラウド上で提供されるため、システムの運用を提供元に任せることができます。アップデートなどの手間も不要です。一般的なパソコンを介してシステムにログインできるため、スペックに気を使わずに操作が行えます。これにより、メンテナンスおよび維持にかかる手間や負担が軽減されます。
Web-EDIのメリットとデメリット
メリット
Web-EDIを導入することで得られるメリットは以下の通りです。
まず、「企業双方の取引データを自動的にやり取りできる」ことが挙げられます。伝票や紙の請求書を作成する手間がなくなり、従業員の作業時間を削減できます。
これに伴い、「人的ミスの減少」にも寄与します。従業員が注文書や請求書の作成、受注データの入力を手動で行う場合、人為的なミスが発生しやすいですが、Web-EDIを利用すると自動的にデータ登録が行われるため、ミスの可能性が低減します。
また、「ペーパーレス化を図れる」メリットもあります。FAXや郵送に頼らずにデータをやり取りするため、紙の使用を大幅に削減できます。これにより、FAX用紙や郵送費のコスト削減だけでなく、保管スペースも節約できます。
さらに、「イニシャルコストやランニングコストが安い」ことも重要なメリットです。Web-EDIは専用のソフトやシステムの導入が不要であり、クラウドで提供されるため低コストで導入できます。提供元が運用・管理を行っているためランニングコストも抑えられます。
「回線速度が速い」点も利点の一つで、通常の電話回線と比較して高速な回線速度が期待でき、業務処理スピードが向上します。
最後に、「セキュリティが優れている」ことも挙げられます。Web-EDIは暗号化技術を使用しており、安全な環境でデータのやり取りが行えます。機密性が高く、信頼性のある情報の取り扱いが可能です。
デメリット
Web-EDI導入のデメリットには以下の点が挙げられます。まず、「システムが標準化されていない」ことが挙げられます。Web-EDIはcsvファイルのフォーマットが統一されておらず、標準仕様が存在しません。企業ごとに画面レイアウト、出力帳票のレイアウト、データの種類などが異なり、独自性の強いものもあります。取引先とEDIシステムの仕様が異なる場合、商取引の電子化が難しくなります。異なるWeb-EDIを導入した場合、それぞれに合わせたcsvファイルを生成し、取り込む必要が生じ、オペレーションが煩雑になる可能性があります。
それに伴い、「取引先と仕様が違うものを選ぶと使いづらい」点にも留意が必要です。多くの企業が独自のEDIシステムを構築しており、仕様の調整が必要なケースもあります。Web-EDIを導入する際には、取引先企業との調整が必要であり、特に通信プロトコルに注意を払う必要があります。通信プロトコルは通信の手順やルールを指定するものであり、主なプロトコルには「EDIINT AS2」「OFTP2」「ebXML MS」、「JX手順」「SFTP」「全銀協標準通信プロトコル」の6種類があります。導入の際には自社と取引先とのWeb-EDIの通信プロトコルを合わせる必要があり、複数のプロトコルから選択できると良いでしょう。
まとめ
従来のEDIを導入している企業は、web-EDIに移行することが求められています。Web-EDIは企業の商取引業務を効率的に進めるための便利なシステムであり、その導入時や維持にかかるコストも一般的に低い傾向があります。そのため、導入のハードルが低く、多くの企業が移行を検討しています。
ただし、Web-EDIにはシステムの標準化がないという課題があります。そのため、導入時には取引先との調整が不可欠です。具体的な仕様を確認し、使い勝手の良いシステムを選定することが重要です。きちんと仕様を確認し、使い勝手の良いシステムを選んで導入しましょう。
